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企业要规范公章管理防范法律风险

2011-12-27 20:41:43

案例简介:
    甲公司业务员李某拿着盖了甲公司合同专用章的空白合同与乙公司签订货物销售合同,收取货款后不知所踪,后乙公司要求甲公司履行合同、交付货物。但甲公司以未与乙公司签订合同、也没有收到货款为由拒绝,乙公司随诉至法院,要求甲公司履行合同。


法律分析:
    在法律上,企业公章与法定代表人一样,对外具有代表企业的效力,如果在一份文件上盖了企业的印章,这份文件就表达了企业的意志,所以,企业就要行使或履行文件中所记载的各项权利或义务。本案中,李某拿着盖了甲公司合同专用章的空白合同与乙公司签订了销售合同,如果甲公司没有证据能够证明乙公司是明知李某未经授权而与之签订合同,则甲公司应按照销售合同中的约定履行相应义务。
    公章对企业的重要性不言而喻,所以企业在经营管理当中应严格管理企业公章的使用,以防因管理不善带来法律风险,导致严重后果。
    在企业的日常经营管理中,一般会存在以下常见的问题:
    一是管理公章的人缺乏责任心、纪律性,私盖、滥盖公章。有的企业选任的管理企业公章的职员缺乏责任心,有时无视企业管理制度,不讲原则,往往受他人蛊惑,私盖“人情章”,有时甚至为了个人私利,滥盖企业公章,做一些违法犯罪的行为。
    二是盖有企业公章的空白介绍信、合同、授权委托书、收款收据等文件所引发的法律风险。根据我国《合同法》的规定,行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。所以如果企业管理不慎,让盖有企业公章的空白介绍信、合同、授权委托书、收款收据等文件落入未经企业授权的人手中,那么企业可能就会遭受严重损失,就如本案中甲公司遭遇的情形一样。
    三是企业公章在转换持有人的过程中所产生的法律风险。诸如公章外借、交接时,可能存在没有及时收回或者落入未经企业授权的人手中,这样就会让一些不怀好意之人借此谋取私利,从而给企业造成损失,损害企业利益。


风险防范:
    针对企业公章在管理、使用过程中可能存在的以上问题,我们建议企业应注意以下几点:
    一、应建立健全的公章管理制度,这是防范法律风险的根本保证。建立严格的企业公章使用审批制度,明确使用公章时的审批程序,并严格执行,对需要加盖公章的文件或材料,必须由主管领导审批签字后方可加盖。同时要做好公章的使用登记,每次使用公章时,相关人员应详细登记用章日期、事由、数量、承办人、批准人等事项。
    二、应尽量避免在空白合同、介绍信等空白文件上盖章,即使需要使用盖章的空白合同、介绍信等文件,也应对相关人员以及所盖印章的内容、手续、格式认真审查,比如空白合同的内容、介绍信的具体所办事项、收款收据中所收款项的具体数额、授权委托书中的授权内容等。同时对文件内容、携带这些文件的人员做好登记,并注意相关人员办完事项后,应做好该事项的完成情况,同时能收回的应及时收回以上文件。若发现问题及时请示领导,妥善解决。
    三、对于管理企业公章人员的选人要慎重,应选择那些品德优良、有责任心、讲原则的人管理企业公章。同时应定期对企业人员进行相关教育培训,以提高综合素质,杜绝“人情章”,防范法律风险。
    四、若企业因遭受欺诈或重大误解等原因而使用了公章,此种情形是违反企业真实意思表示的的行为,依据我国合同法的规定,这种行为是可变更或撤销的,企业可行使变更权或撤销权。但此种情况下,企业应注意收集相关证据,以便能证明加盖印章的行为是违反企业真实意思表示的。同时由于法律规定行驶撤销权的期限为从发现可撤销事由之日起一年内,所以企业应注意及时行驶该权利。

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