案例

有一次出差到湖南长沙，电话联系某制药企业驻湖南办事处当经理的朋友，他说他忙得不可开交，不是忙销售而是忙办事处近段时间被市联合执法队查处的事情。事件发生的原因也很简单，他们公司对货物款项要求极其严格，一般是款到发货，其他形式的发货、货款的安全性由当地办事处经理承担风险。为了完成季度销售任务，他与当地医药商签订了一份销售合同，付款项目是货到付款，为了保证货物到达医药商业客户时能够顺利收到货款，于是他就要求公司将货物发到湖南办事处，再由他亲自送货到医药商业客户处，执行真正意义上的货到付款。事情就发生在这个节骨眼上，他在办事处收货时遇到了市联合执法队伍的检查，工商部门查出其以办事处名义在当地从事经营活动，查了他货物发货记录（类似情况以前也有，新账老账要一起算了），查封了他的货物。同时办事处机构没有在当地工商部门登记注册一并查处；而当地税务部门因其在当地从事经营活动，没有在当地税务部门纳税为由，进行查处；药监部门也因其药品在办事处存放药品物流方面的违规行为给予查处；就连当地街道办事处也对其租用了非办公房屋（民用出租房）进行办公性质的活动，也提出查处。当然还有公安的外地人口暂住证的问题等等。真是天有不测风云，我的这位朋友说，看似一般驻外办事处再正常不过的销售活动，怎么一经联合执法队查处，哪个部门都有事？这次事件耗费了他近三个月的全部精力，销售量下滑非常厉害。          

办事处的职能          

    大多数企业各地办事处的销售任务压力非常大，营销责任也大。销售经理肩负着比任何人更大的压力和责任。如果办事处经理不注意处理好与当地相关职能部门的关系，减少和规避办事处与相关职能部门的规章制度之间的冲突，办事处经理的大部分精力将被卷入非常劳心的琐碎事务之中。因此，工作中如何利用巧妙的方式变通工作方法，是驻外办事处机构营销工作中必须具备和慎重考虑的首要事情。   

    严格意义上的公司驻外办事处应该是公司在外地设立的非经营形式的机构，然而一般驻外办事处机构都是因为营销事务所设立的，更准确地说，其核心内容就是代表公司长期负责该地区公司的营销工作，在当地以总公司名义进行经营活动。这一点与国家驻外办事处相关政策法规发生冲突，其核心冲突还是没有经营性质的机构却需要从事经营活动，这主要涉及工商、税务等部门的冲突，特殊行业还有其他部门的冲突，例如医药企业药品流通中GSP认证的要求等等。

避免危机与麻烦的办法          

     将驻外办事处演变成外地分公司就从根本上解决了这样一个矛盾。但是，现实情况告诉我们，绝大多数企业根本没有这种能力和必要在外设立分公司，主要原因是分公司的运行成本和管理成本大大加重了企业的负担。因此，这种方式还是没有解决根本问题。  

    国内实力强大的企业在全国各地设立的办事处是要求在写字楼办公，这种办事处机构健全，管理正规，但相应各项成本高。其原因是企业的形象和企业管理的要求，如制药业的三九药业、中美史克、西安杨森等知名企业。除此之外，大多数企业的全国各地办事处都由当地业务人员租套民居作为办公室。  

   因此，驻外办事处正常的经营活动对执法部门如何变得合法，对企业自身如何变得合理？办事处主任及销售经理如何减少自己的行政麻烦，成为先期建立办事处时所要考虑的问题。 

    1.对于办公场所的确定。严格地讲办公地点必须在具有办公性质的房屋，在许多地区并没有对办公性质和居民性质的房屋进行严格区分。办公地点确认的依据是房屋购买合同或产权证，或房屋租赁合同。办公地点尽量选择居民小区治安状况好，外地流动人口少的居民区，减少执法部门的频繁检查。同时要注意我们的办公不要影响周围居民的正常生活，处理好邻里关系。办公活动要符合当地正常环境状况。办事处业务人员的活动不能引起其他居民的猜疑和反感，例如某驻外办事处的业务人员数量很多，办事处制度要求业务员每天上午和下午必须到办事处报道和总结工作，周围邻居就感觉该住户房内每天人山人海，进进出出，是不是在搞传销或其他违法事情，结果没过几天，该办事处就被查处了。

    2.工商部门注册登记。必须在当地工商部门进行注册登记，由工商部门颁发办事处机构证书和组织代码证。登记注册所需提供的资料包括设立办事处的申请报告，报告中需要声明设立机构的目的，工作人员和工作内容情况；办事处还应该有总公司的相关证照，复印件并有当地工商部门的证明红章，或当地工商部门同意在外设立办事处的相关函；办事处办公地点的租房合同或购房合同或房产证；办事处负责人身份证以及委托函等相关文件。 

    3．办事处货物存放问题。其一，要求办事处不能存发货物，货物必须在异地存发，管理账本有专人负责管理。仓库管理要注意周边环境的合理性，防止因货物的频繁进出，引起周围居民的反感。其二，货物存放最好租用专业仓库进行仓储，并有专业人员负责。其三，最安全和合法的方式是，利用经销商的仓库进行储存。我们可以租用我们商业客户的仓库，货物的进出纳入商业的货物管理中，由商业客户的仓库人员管理或我们指派人员进入商业公司中管理。这一点尤其适合药品销售的办事处货物管理。药品的物流有严格的规定，我们可以租用当地医药公司的仓库，将我们产品的销售物流纳入商业规范的物流控制中去。惟一需要注意的是，租用的医药公司的信用考核与租金的问题。由于中国地域宽广，货物发送及时问题往往困扰着远离公司的办事处的销售。减少因发货问题引起市场淡旺季调节的缺货困扰，最好的方法就是在全国几个点上设立货物中转站。以区域为中心在商业客户的仓库中设立中转仓库，有专职仓库人员按国家要求管理货物物流，既可以解决区域临时缺货问题，又能缩短货物发货途中时间，尽快满足市场需求，不影响销售。同时还可以减少区域内其他办事处存货问题，在货物管理和合法性上都得到了很好的解决。

    4.办事处账户问题。其一，办事处账户应该是办事处正常工作的费用支出往来的账户，不能有销售货款的往来。因此，货物账户必须在商业公司与总公司之间进行。其二，办事处直销货款通过个人汇款或通过商业客户账户直接汇回公司账号，不要通过办事处费用账户进行销售货款的往来。

     5.办事处直销问题。办事处没有经营的权利，所以不能在当地从事产品的直接销售。但实际上，许多办事处的自身销售网络还能销售不少公司的产品，砍掉这些销售对办事处销售影响较大，如何处理？如果有直销问题，我们应该选择一家商业伙伴，出于相互信任的问题，最好选择我们自己的客户，以该商业客户的名义去实现销售，我们的销售人员以该商业客户的公司业务人员的名义进行销售。货物货款应通过商业账户汇回公司，公司的发票针对该商业客户，实际进货客户则由该商业伙伴给开发票。          

     6．外地人员暂住证的问题。目前国家公安部已经取消了暂住证收费问题，驻外业务人员主动到当地派出所办理暂住证即可。         

      7．办事处各项营销活动的物品的问题。有些企业统一在全国搞促销活动，有时会向办事处发放大量的促销物品，这些物品的搬运和储存也应该纳入货物的管理，防止礼品等物品在办事处办公地点的进进出出，引起不必要的怀疑。          

      8．注意和积累与当地各行政执法部门的关系。营造和保持良好的社会行政关系，为正常的办事处营销活动赢得良好的社会环境，让社会更多理解我们正常的合理与合法的营销活动。          

      总之，要想让驻外办事处的经营活动变得合法又合理，围绕“经营”活动的相关事务必须处理好，哪些要处理哪些不需处理视每家企业现状而定。因为驻外办事处是因销售目的而成立的，企业的实力、发展规划以及计划在该办事处获利能力，直接关系到该办事处投入问题。减少和规避办事处经营活动中的许多违规细节都需要资金的支持。处理和防范也同样需要资金支持。因此，减少和规避驻外办事处的行政危机，视企业能力和现状不同，处理内容也不一样。

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