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企业试用期及其流程设计要点

2011-04-23 13:45:48

  试用期是用人单位和劳动者约定的劳动者入职后的一段试用考察期。在试用期内,用人单位可以在实际的劳动过程中观察劳动者的工作能力、品质特点,以确定劳动者是否符合录用条件,是否能够胜任工作岗位的要求,是否是单位需要的人才,最终决定是否正式录用劳动者,避免遭受不必要的损失;劳动者也可以在工作的过程中体验企业的文化、通过参与实践工作以确定企业是否适合自己的需求、工作岗位是否对自身的职业生涯有所帮助等等。

  可见,试用期其实是在招聘录用程序结束后,用人单位和劳动者再次进行选择的一次宝贵机会。因此,对于用人单位而言,应当充分了解现行法律法规对试用期的规定,合法合理的设计试用期流程,在保护劳动者利益的前提下,利用试用期来进行人才甄别,一方面留用企业所需要的人才,另一方面也避免人才的流失。

  一、关于试用期

  案例1:2008年3月,王某与A公司签订了一份书面的劳动合同,约定劳动合同的期限为3年,并约定试用期为6个月;

  案例2:2008年3月,张某与A公司签订了一份为期一年的劳动合同,并约定试用期为一个月。2009年3月,张某因个人原因决定离开A公司,双方劳动关系到期终止;2010年1月,张某又回到A公司工作,签订的劳动合同期限为3年,并约定了6个月的试用期;

  案例3:2008年3月,赵某进入A公司工作,双方一直未签订书面的劳动合同,只签了一份试用期协议,该协议期限为2个月,并约定试用期协议期满后再视情况与赵某签订劳动合同。

  案例4:2008年3月孙某与A公司签订了一份书面的劳动合同,约定劳动合同的期限为3年,并约定试用期为6个月。2008年6月,A公司业务量大幅萎缩,人员出现大量冗余,因此,在没有任何理由的情况下终止了孙某的劳动合同。

  《劳动合同法》第十九条、二十条、二十一条对试用期进行了明确规定,从试用期的期限、次数、性质、工资、解除条件五个方面进行了详细界定:

  首先,在期限上,试用期的长短系根据劳动合同期限而定,劳动合同期限三个月以上不满一年的,试用期不得超过一个月;劳动合同期限一年以上不满三年的,试用期不得超过二个月;三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同,试用期不得超过六个月。此外,对于以完成一定工作任务为期限的劳动合同,或者劳动合同期限不满三个月的,法律禁止双方约定试用期。回到案例1,王某与A公司签订了为期三年的劳动合同,那么王某与A公司最多可以约定多长时间的试用期呢?有的人认为最长两个月,有的人认为最长可以约定六个月。答案是六个月,《劳动合同法》第十九条当中的“以上”是包含本数的,也就是说“三年以上固定期限劳动合同”是包括三年期的劳动合同,因此,王某与A公司最多可以约定6个月的试用期。

  其次,在次数上,《劳动合同法》明确规定同一个用人单位与同一个员工只能约定一次试用期。由于试用期间,劳动者的工资一般较低,而且用人单位的单方解除权也较大,因此,为了防止用人单位滥用试用期条款,法律规定同一用人单位与同一个员工只能约定一次试用期,以平衡用人单位和劳动者的利益。因此,案例2中张某与A公司在2008年已经约定过一次试用期,双方对彼此已有所了解,无需也不允许再通过试用期来相互考察,这也就意味着A公司不得再与张某约定试用期。

  第三,在性质上,试用期属于劳动合同期的一部分,它并非独立于劳动合同期限。现实生活中,部分用人单位为了规避法律风险,经常会只与劳动者约定试用期,而不签订劳动合同,法律对这类情况进行了明确规定,此时试用期不成立,该期限即为劳动合同期限。所以,在案例3中,A公司与赵某只约定试用期而不签订劳动合同的做法是违法的,此时,双方约定的2个月试用期无效,双方的劳动合同期限为2个月。

  第四,在工资上,为了保障劳动者的基本利益,现行法律规定用人单位和劳动者所约定的试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十,并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

  第五,在解除条件上,相比较而言,在试用期内,解雇员工的条件要宽于正常的合同期内,但是,需要注意的是,这并不代表用人单位在试用期内可以随意解雇员工。劳动合同法明确规定,试用期间员工只有被证明不符合录用条件,或者出现劳动合同法第三十九条、第四十条第一项、第二项规定的情形才可以解除劳动合同。相比较试用期满后的员工,试用期内增加了一种法定解雇情形,即员工不符合录用条件,但是同时也减少了“客观情况发生重大变化”、“经济性裁员”等情形。 因此,用人单位应当充分利用这一点,将“录用条件”作为对试用期员工管理的有效工具,来配合对试用期员工的甄别工作。回到案例4,显然,A公司无任何理由就将孙某辞退的做法没有任何法律依据,是对试用期员工利益的一种侵犯。

  二、试用期流程设计

  正如前文所述,“录用条件”已经成为单位试用期管理的有效工具,因此,对试用期员工考核的流程应当紧紧围绕“录用条件”而设计,大致可以分为以下五个步骤:

  第一步,设定录用条件。此步骤又可以分为:

  1、确定设定录用条件的原则。“录用条件”的设定是为了给试用期员工提供一个行为准则、考核标准,因此用人单位在对录用条件进行选择时,应当尽量遵循“可量化、能衡量、有依据”的原则,如果脱离了这一原则,则“录用条件”则会变的华而不实,失去了实用性,无法对企业管理起到应有的帮助作用。例如可以设定“未在指定时间将个人档案转入单位指定的档案管理机构”视为不符合录用条件,这一条既可量化到指定日期,又可以轻松的找到依据;再如设定“工作能力差”为不符合录用条件,表面上看似乎可以衡量,但是由于没有固定的标准,因此,实际操作中仍然无法进行判断,很容易引发争议。

  2、设定录用条件的内容。通常而言,录用条件可以分为一般录用条件和特殊录用条件两类。一般录用条件是那些大多数岗位都可以通用的录用条件,用人单位可以在劳动合同的范本、员工手册或其他的规章制度中进行约定或规定;特殊录用条件则是根据岗位的性质、特点约定的特殊的录用条件,形式包括招工简章、岗位职责说明书、目标考核协议等等,也可以在劳动合同中做特殊约定。因此,用人单位除了可以设定一般的录用条件外,还可以根据岗位的性质、人员的特点等等设定更为全面、更具可执行性的特殊的录用条件。

  3、履行告知程序。录用条件设定完成后,必须告知劳动者,可以以通知的形式也可以以签收的形式,但一定要保留好相关的证明材料,以防将来发生争议。需要注意的是,告知程序的履行是对试用期员工进行考核的前提,该程序是不可缺少的。

  第二步,试用期期间对员工的考核。

  在考核内容方面,应当是对员工是否符合录用条件的全面考核,而不是单纯的绩效考核,这也就意味着用人单位应当对所设定的录用条件逐条的进行审核;在考核时间方面,用人单位可以采取固定考核的模式,也可以采用灵活考核与固定考核相结合的形式,固定考核一般可以设定在一到两次,固定考核可以保证用人单位对员工进行全面的了解,是对员工的“广度”了解,另外,用人单位可以在规章制度中明确或通过协议的形式与员工约定,用人单位将在试用期间对员工进行弹性考核,这种弹性考核可以有针对性的进行,以帮助用人单位对员工的一些细节进行更为详细的了解,是对员工的“深度”了解;在考核的层次方面,用人单位应当有所侧重,将重点放在核心技术岗位上;在考核方式方面,用人单位可以采取灵活多样的形式,例如以考评表进行考核、通过对其上下级员工的访谈进行360度考核等等。

  第三步,根据考核结果决定员工的去留。单位根据最终的考核结果来决定员工是否符合企业长期发展需要,是与员工解除劳动关系还是让员工在试用期满后转正,当然这一切需要建立在考核结果客观、公正、全面的基础之上。

  第四步,履行告知义务。根据劳动合同法第二十一条的规定“用人单位在试用期解除劳动合同的,应当向劳动者说明理由”,因此,如果用人单位根据考核认定劳动者不符合录用条件,依法解除与劳动者的劳动合同,应当告知劳动者并向其说明理由。

  第五步,材料的存档。为防止争议的发生,对员工试用期考核的相关材料应当进行保存,尤其是那些未通过试用期考核的员工。相关材料应当至少具备:员工的基本信息;录用条件的相关文件,并附有告知员工的证明材料;试用期考评表;相关考评人员考评时依据的事实及相关证明材料。(文/邹  洋)

 

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