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律师提高企业法律顾问服务质量三大衡量要素

2012-01-27 10:44:41

 

律师担任企业法律顾问应当以客户需求为中心,在服务中提高客户的认可度和满意度。

 

一、服务及时。

外人看来,律师作为公司的法律顾问,公司第一位看重的似乎应当是律师的业务能力、专业水平,以及所谓的名声。而一本名叫《赢客》的杂志经研究发现,在客户实际对律师的需求和律师自认为的客户需求之间,往往存在着鲜明的差异。客户告诉《赢客》,在他们的需求清单上,排在第一位的是“及时的服务”。也许在选聘公司法律顾问时,公司可能选聘那些名气大、专业水平高、过往业绩优秀的律师担任法律顾问,而一旦选定法律顾问之后,“及时服务”则会成为他们对律师提出的第一项需求。

因此,律师应承诺并实践“及时服务”,把效率保障作为质量保障的重要方面。为保证提供高效的法律服务,相当多的顾问律师对相关法律服务实行限时服务,如:

1、对于电话咨询,简单事项保证及时解答,复杂事项在24小时内解答;

2、对于出席协商、协调、谈判等会议,凡提前两日通知的,保证选派合适人员出席,对于临时通知的,亦尽量选派合适人员出席,如合适人员因开庭、出差及其他重大事项不能出席的,可选派其他人员出席;

3、对于合同审查,关于简单事项的合同在一个工作日提出审核意见;关于复杂事项的合同在三个工作日内提出审查意见;

4、对于起草、制作相关法律文件,法律文件在二个工作日内提交,复杂法律文件在五个工作日内提交;

5、对于方案设计,单项简单方案在二个工作日内完成,单项复杂方案在四个工作日内完成,综合、总体方案在十个工作日内完成,等等。

 

二、质量控制
律师担任公司法律顾问应当建立质量保证体系,实行质量控制,从而确保为客户提供长期且持续的优质服务
1 、复核与疑难、重大问题讨论制度。对于顾问单位咨询的法律问题和法律事务,采取口头答复和出具书面咨询报告,这是最常见的顾问服务方式。为了保证出具书面咨询报告的正确、全面,对书面咨询报告进行复核是必要的,在实践中一般由相关顾问律师拟就书面报告后,提交首席顾问进行审阅和复核,然后予以签发实践中,碰到顾问单位提出疑难、重大问题时,发挥团队优势,组织律师顾问团,或邀请本所在所涉法律事务有突出专业水准的律师进行讨论论证,在充分论证的基础上,再出具书面咨询意见,可以保证咨询解答全面、准确,防止遗漏和疏忽
2 、调查与跟踪服务制度。律师担任公司常年法律顾问,其特点之一是“常年”,而不是一时一事事实上,公司法律事务往往具有连续性和长期性的特点,对律师法律服务有一个持续跟踪的要求,所以律师的服务应体现“常年”这一特性顾问律师通过对公司法务的定期回访,向涉及法律事务业务的经办人员调查,了解和掌握该项法律事务的进展情况,如在实施过程中发现新的情况,则针对新情况提出新的对策及解决方案同时通过调查与跟踪,了解事前法律咨询意见的正确与否及其效果
3 、记录与顾问业务档案制度。律师担任法律顾问,要立足当前,放眼长远顾问律师可以说是公司的“准雇员”,律师生涯与顾问单位同成长,律所与顾问单位同发展,几十年如一日顾问律师要作好法律咨询的书面纪录,顾问单位的重大法律事件做到件件记录档案存档某单位法务已调了几任,而律师顾问却连续二十余年,有时公司法务专员需要了解历史上的某一购并资料,找顾问律师查阅,顾问律师很快予以提供,公司甚至说,“某律师是公司发展壮大历史的见证人,活档案,我们真有点离不开他。”

4 、总结报告与反馈制度。公司法务是公司经营活动的重要方面,越来越受到公司管理层的重视,不少企业已纳入年初发展规划和年终总结报告的重要内容顾问律师也需要对顾问单位一年的法务业务作一回顾和总结。

回顾总结一般包括但不限于:一、一年来顾问律师的顾问咨询情况,包括咨询解答、审查合同、起草法律文书、出具法律意见,提供法律建议,参与争议事务处理等二、一年来顾问律师发现公司法务方面存在的主要问题和解决方案,处理效果;三、对加强公司法务方面的建议;四、下一年度法律顾问工作的安排、建议及对公司的要求。必要时,可将总结报告反馈给顾问单位,一般来说,顾问单位对律师的反馈与总结报告,都会作出正面响应,并积极落实整改措施。

 

三、风险防范。

律师担任公司法律顾问,主要是进行法律咨询,提供法律方案设计,出具法律意见等,与律师代理诉讼的最主要不同点在于事先揭示风险,以及提出防控风险的措施。做好事先预防工作,这是公司聘请律师担任法律顾问的初衷和“真正”要求之一律师在协助企业处理法律事务时,应始终把预防纠纷和防范风险放在重要位置,使企业经济活动依法经营且风险最小化。
顾问律师可以通过出具风险揭示、提示函、法律咨询意见书等,向顾问单位揭示风险例如,顾问律师在某BT 项目中,针对投资、建设、回购中的各个环节,列举了八项风险:

1 、政策风险;
2 、工程未能按时完工的风险;

3 、工程质量未能达到优良的风险;

4 、项目融资风险;
5 、担保风险;
6 、预先设定股权转让价格风险;

7 、业主(政府)支付回购款能力不足的风险;
8 、项目批文缺乏完整性风险。

    同时,顾问律师对项目风险,提出了具体可操作的应对措施,受到了公司管理层的关注和重视,并在项目实施全过程中逐项落实防控措施,项目已顺利建成,投资收益均已收回。

    与此相反的一个典型例子是,有一个大型收购项目,当时并未要求顾问律师参与,仅传真一份两页的收购合同让顾问律师看一下,顾问律师以传真方式反馈了审阅意见,认为:(一)该收购项目拟使用的评估报告刚刚超过评估报告出具的一年,已经失效;(二)拟使用该评估报告当时评估的目的是为了向银行贷款,现在是收购,评估目的不同,基于上述两点,本项目收购必须请有资质的评估机构重新评估;(三)且评估结果应上报国资部门确认;(四)本项目收购款的支付第一期50%在7月初,第二期在12月底之前,该项目的当年收益应按收购款支付到位时间和比例由原股东和新股东按比例享有后该项目收购并未重新评估,当年利润也全部由收购方享有,且收购评估价并未经国资部门确认结果可想而知,有关审批方因项目收购违反法定程序且造成国有资产重大损失而受到法律追究。当时国家审计部门在审计本项目时,发现了购并项目档案中的律师意见,说:律师意见相当明确,如果听取律师意见,按照法定程序完成收购,本项目收购就可能避免国有资产的重大损失了,相关人员也许不是现在的结果了。

文 / 上海市金茂律师事务所 吴伯庆

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